第一节固定资产系统概述固定资产是指使用年限较长,单位价值较高,并且在使用过程中保持原有实物形态的主要劳动资料和其他物质设备.它是企业进行生产经营活动的物质基础,在企业的资产总额中占有相当大的比重.由于企业固定资产的种类繁多,构成复杂,固定资产用于企业的生产经营活动而不是为了出售,因此与其他会计核算系统相比,固定资产的核算和管理有其固有的特点,了解这些特点对于正确地设计和使用固定资产系统具有重要的意义.企业的固定资产是企业资产的重要组成部分,因此应当加强固定资产的管理与核算.企业需要有一个健全的固定资产管理制度,明确管理责任,如实地反映固定资产的增减变动情况,保证其安全完整,并促使其得到合理补偿,保证成本费用得以正确计算;同时正确反映固定资产修理计划的执行情况和修理费支出,促使固定资产保持良好的工作状态;此外,正确反映固定资产建造工程支出,计算各项工程和交付使用固定资产的成本,促使固定资产建造工程支出的节约和成本的降低一,固定资产管理为了加强对企业固定资产的管理,企业的财务和固定资产的管理部门还应及时提供例如"企业各部门,各类固定资产占用情况统计分析","企业生产设备役龄统计分析","生产,非生产用固定资产统计分析","闲置设备统计分析"等固定资产管理信息,以便反映固定资产的使用情况,分析固定资产的使用效率,挖掘固定资产的使用潜力和及时配处理多余固定资产,促使企业合理配置和使用固定资产.为企业领导对企业拥有的固定资产进行管理决策提供依据.固定资产相关管理问题可概括为以下方面:1,固定资产可以按不同标准分为不同类型.2,固定资产的来源有多种,不同的方式不仅计价的方法不同而且核算科目也不相同.3,固定资产投入使用以后,可以分布在不同的部门,体现为不同部门的成本费用.因此明确固定资产的使用部门,一方面可以落实责任,有效管理企业的重要资产,另一方面可以知道各项固定资产的受益部门,准确反映折旧费用的归属部门和归属科目.换言之,固定资产按部门进行管理具有重要意义.4,固定资产在使用过程中,可能因为各种情况而减少,例如出售,盘亏,投资转出,捐赠转出,报废,毁损,融资租出等.5,固定资产在使用过程中,保持原来的实物形式,但是价值是在逐渐转移的,这主要折旧来体现.6,固定资产管理的一大特色在于固定资产卡片的管理.无论是手工会计还是计算机会,都选择了固定资产卡片这样的管理方式.卡片是为每一项固定资产而设置的,随着固定增减变动,卡片也相应地增加或修改.7,固定资产使用期限较长,因此很可能因为各种各样的原因,使得一项固定资产的可收回金额低于账面的价值,账面价值是固定资产的原值扣除累计折旧和减值准备后的价值.二,固定资产的会计核算固定资产的会计核算与上述的固定资产管理活动息息相关,主要涉及固定资产增减变动,折旧和减值的核算.以工业企业为例,其固定资产核算所涉及的主要会计科目过程如下:1,"固定资产"科目.2,"累计折旧"科目.3,"银行存款","在建工程","实收资本"或"股本","长期应付款—应付融资租赁款"及"未确认融资费用","递延税款"及"资本公积—接受捐赠非现金资产准备","待处理财产损益","应收账款"或其他负债科目,"资本公积—无偿调入固定资产"等科目.4,"固定资产清理"和"长期股权投资"科目.5,"生产成本","制造费用","管理费用","营业费用"和"在建工程"等科目.主要用于反映和监督折旧费用分配的去向.6,"固定资产减值准备"科目.固定资产核算主要包括以下几个方面:1,固定资产增加的核算2,固定资产折旧的核算3,固定资产修理及改扩建后的核算4,固定资产投资和租出的核算5,固定资产清理的核算6,固定资产清查的核算7,固定资产明细分类核算三,固定资产系统的特点和目标一固定资产系统的特点1,数据量大,数据在计算机内保存时间长企业所拥有的固定资产数量一般较多.为了便于企业各部门随时掌握固定资产的详细情况,系统内需要保留每一固定资产的详细资料.为了加强企业对固定资产的管理,保留必要的审计线索,即使是已淘汰的固定资产这些资料也必须保留.因此系统保留的数据量较大,所有资料需要跨年度长期在系统中保留.2,数据处理频率较低除了在系统初始设置时需要输入大量的固定资产详细数据外,在系统的日常业务处理中一般只需要输入少量的固定资产变动数据,每月计提折旧以及必要时输出报表和统计分析数据.数据处理的频率明显小于购销存等其他会计系统.3,数据处理方式较为简单固定资产系统的数据处理主要是折旧的计算和各种统计分析报表的输出.虽然计提折旧,特别是采用台折旧计算折旧的工作量较大,但计提折旧的算法比较简单.因此系统数据处理比较简单,单纯.4,数据综合查询和统计要求较强为了满足企业对固定资产核算和管理的多方面需要,固定资产管理系统应该具有较强的查询和分类统计功能.数据输出主要以报表形式提供.5,需要灵活的自定义表功能由于在实际工作中企业固定资产的各种信息通常以各种报表的形式提供.为了方便用户的使用,系统应该具有允许用户根据企业的需要自定义报表格式的功能.另外,各企业对固定资产管理要求不同,固定资产卡片的项目也不同,因此需要有灵活的用户自定义固定资产卡片项目的功能.二固定资产系统的目标1,对固定资产卡片的格式进行管理,并录入初始的固定资产数据,以便在此基础上处理固定资产的增减变动,进行折旧的计提分配和固定资产减值准备的计提及冲回.2,固定资产增加的单据,及时准确的以固定资产卡片的方式录入新的固定资产的各项数据.3,根据固定资产减少的单据,及时进行资产减少的处理.4,在固定资产发生变动时,系统应当能根据相应的单据,及时准确地编制变动单进行相应的处理,从而为下一个期间折旧的进行和分配做好准备.5,在每个月末,能根据每项固定资产的折旧方法,所属的部门,所属的类别,固定资产卡片中的相关数据,自动计提折旧和分配折旧费用.6,在固定资产全面检查以后,能根据固定资产可收回金额和账面价值的情况,及时准地编制变动单,处理减值准备的计提和转回,反映固定资产的实际价值.7,提供上述有关信息的动态查询和打印功能,并在固定资产增加,减少,原值变动,累计折旧变动,折旧计提和分配,减值准备计提和冲回时,能自动生成记账凭证,传递数据给总账系统和成本系统.8,提供各种固定资产管理信息,辅助固定资产的相关决策和管理.第二节固定资产系统流程分析固定资产系统是企业会计信息系统的一个重要组成部分,在这个系统中,固定资产卡片的管理,变动单的处理,折旧的计算和分配,减值准备的计提和分配是主要进行的工作.一,固定资产系统的业务流程固定资产核算与管理的业务流程描述如下:1,月内发生固定资产增减变动后,根据相应的原始凭证建立或更新固定资产卡片并登记固定资产登记簿,以反映固定资产的实有数额和增减变动记录.2,根据月初的固定资产卡片及固定资产登记簿,按相关规定计提固定资产折旧,并作应账务处理,产生转账凭证并提供总账系统所需的数据.3,根据管理需要,对固定资产卡片等资料和折旧额进行统计分析,编制各种报表.二,固定资产系统数据流程固定资产系统业务流程主要包括着各种固定资产增减变动资料的输入,审核确认,折旧的计提分配,减值准备的计提和冲回三个环节,同时还包含着固定资产数据向总账系统及成本系统的传递.固定资产系统基本数据流程流程说明如下:1,在初始化设置中,用户完成账套参数的设置,部门档案管理,部门对应折旧科目设,资产类别设置,增减方式设置,使用状况设置,折旧方法定义,卡片项目及样式设置和原始固定资产卡片的输入.系统将这些数据保留在基础信息文件和固定资产卡片文件中,以随时调用.2,依据固定资产增减变动数据,输入新的固定资产卡片,资产减少单,变动单,更新固定资产增减变动文件和固定资产卡片文件.这里也包含了减值准备的计提和转回数据的处理.3,输入工作量统计资料,存入固定资产工作量文件.4,月末根据固定资产工作量文件,基础信息文件,固定资产卡片文件中的数据,执行折旧计算的处理,形成折旧清单文件.5,月末依据折旧清单文件,基础信息文件,固定资产卡片文件中的数据,执行折旧费用计算的处理,形成折旧分配文件.6,折旧分配文件中折旧费用分配原则的数据传递到成本系统,作为折旧费用进一步分配的依据.7,系统自动将折旧分配文件,固定资产增减变动文件中的数据加工成机制凭证存在记账凭证文件,并通过自动转账模块传递到总账系统.这些凭证有的不需要人工干预就可以生成,有的需要人工补充缺少的数据,传递的凭证包括载有前面会计核算中介绍的各种会计分录的凭证.这里不再赘述.8,根据用户的需要,系统通过基础信息文件,固定资产卡片文件,固定资产增减变动,折旧清单文件和折旧分配文件输出各种账表.三,固定资产系统数据文件固定资产系统中有两类主要的数据文件:一类是基础数据文件,另一类是业务数据文件.这些数据文件一方面能够合理地接收系统输入的数据,另一方面通过进一步加工处理又可以形成各种账表数据输出.其中:固定资产卡片文件,固定资产增减变动文件,折旧清单文件和折旧分配文件是固定资产系统的主要数据库文件.第三节固定资产系统的功能模块一.固定资产系统代码设置固定资产系统最主要的代码是固定资产代码.固定资产代码是唯一区分每一项固定资产的标志,在计算机处理中用以代替每项固定资产.固定资产的代码采用群码方式,一般固定资产的代码由使用情况码,使用部门码,类别码和每项固定资产的顺序码4部分组成,每个组成部分称为一个基本代码.每一个基本代码的码长由固定资产使用类别,固定资产的类别包括大类:通常按经济用途分类;小类:通常按使用的功能分类,使用部门和同类的固定资产数量多少来确定.通常按以下的方式进行固定资产的编码.XXXXXXXXXXXX使用情况码使用部门码类别码顺序码二,固定资产系统的功能模块固定资产系统的主要功能模块应包括:初始化模块,业务处理,账表输出,自动转账和系统维护五个模块,每个功能模块有可以设置若干个相对独立的子模块,一初始化设置固定资产系统的初始化设置主要是完成账套参数的设置,部门档案管理,部门对应折旧科目设置,资产类别设置,使用状况设置,折旧方法定义,卡片项目及样式设置和原始固定资产卡片的输入以及年初建账.二业务处理固定资产系统业务处理主要包括:新增卡片输入新增的固定资产数据;输入固定资产减少的数据;新增变动单,输入固定资产变动的数据;输入按工作量计提折旧的固定资产的工作量数据;根据月初固定资产卡片数据进行固定资产折旧的计提和分配;新增变动单,进行减值准备处理.三账表输出用户需要及时掌握固定资产的统计,汇总和其他各方面的信息.账表输出模块可以输出用户需要的有关固定资产的各种账簿,统计报表,分析报表和折旧报表.如果所提供的报表不能满足需求,系统提供自定义报表功能,可以根据需要定义报表.四自动转账自动转账包括三个子模块;转账凭证设置,编制自动转账凭证和自动转账.该模块的作用是根据用户输入的业务数据生成记账凭证并自动传递到总账系统.由于固定资产的增减方式与核算需要的会计科目有一定的对应关系,固定资产的使用部门与折旧分配的会计科目也有很强的对应关系,所以一般可以通过使用状况设置和部门对应折旧科目设置来进行记账凭证的设置.五系统服务系统服务模块主要包括固定资产系统相关数据的备份,数据恢复,系统维护和修改口令等功能.第四节固定资产系统的日常业务处理一,固定资产增加固定资产采用计算机管理后,也会购进或通过其他方式增加企业资产.资产增加也是一种新卡片的录入,与原始卡片录入相对应.资产通过"原始卡片录入"还是通过"资产增加"录入,在于资产的开始使用日期,只有当开始使用日期的时间=录入的时间时,才能通过"资产增加"录入.二,固定资产的减少在固定资产被淘汰以后,需要进行资产减少的处理,可以参照输入相应的卡片编号或资产编号,然后点击增加,就可新增一个资产减少的记录.在这个记录中,卡片编号,资产编号,资产名称和减少日期由系统确定,减少的方式根据前面的设置参照输入,并输入清理费,清理收入和清理原因.资产减少处理确认以后,系统将自动搜索相应的固定资产的卡片,在其中的减少信息的页面中,以资产减少记录中的数据更新卡片注销记录,反映资产减少的相关情况.三,变动单处理资产在使用过程中,可能会调整卡片上的某些项目,这种变动要求留下原始凭证,制作的原始凭证称为"变动单".资产的变动包括原值变动,部门转移,使用状况变动,使用年限调整,折旧方法调整,净残值率调整,工作总量调整,累计折旧调整,资产类别调整,变动单管理.其他项目的修改,如名称,编号,自定义项目等的变动可直接在卡片上进行.在处理原值增加业务时,在输入卡片编号或资产编号,相应的资产名称,开始使用日期,规格型号,变动的净残值率,变动前净残值,变动前原值自动列出.然后输入增加金额,并且自动计算出变动的净残值,变动后原值和变动后的净残值.四,工作量输入有当资产有使用工作量法计提折旧的时候,每月计提折旧前要求必须录入资产当月的工作量.输入的本期工作量必须保证使累计工作量小于等于工作总量.可以继承上月工作量,如果上期期末累计工作量加上本期继承值大于工作总量,则系统不执行继承上月工作量,而是自动计算本月工作量=工作总量—上期期末累计工作量.然后在本月工作量后的单元格内标上星号,如果对自动计算的值不满意,可手工修改.工作量的输入操作很简单,界面五,折旧计提当开始计提折旧时,系统将自动计提所有资产当期的折旧额,并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中.计提折旧遵循以下原则:1,在一个期间内可以多次计提折旧,每次计提折旧后,只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧上,不会重复累计.2,若上次计提折旧已制单并传递到总账系统,则必须删除该凭证才能重新计提折旧.3,计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算分配的操作,必须重新计提折旧,否则系统不允结账.4,若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数,系统自动中止计提.5,资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同,为了加强资产管理,使用部门必须是明细部门,而折旧分配部门不一定分配到明细部门,不同的单位处理可能不同,因此要在计提折旧后,分配折旧费用时作出选择.六,折旧分配计提工作完成后,需要进行折旧分配,形成折旧费用,系统除了自动生成折旧清单外,同时还生成折旧分配表,从而完成本期折旧费用登账工作.折旧分配表有两种类型:类别折旧分配表和部门折旧分配表.折旧分配表如图7-9所示.系统的折旧分配表生成以后,就可以制单,即由系统自动编制记账凭证,经过修改确认以后予以保存.这样就能正式生成记账凭证,将数据传递到总账系统.这里需要注意的是,在修改记账凭证时,必须保证借贷方合计等于本月计提的折旧额.七,减值准备的计提和转回固定资产减值准备按单项资产计提.期末减值准备的处理包括减值准备的计提和转回.一计提减值准备当期末某项固定资产需要计提减值准备时,可以通过固定资产变动单-计提减值准备来实现.在这个处理中,需要输入的是减值准备金额,即该项固定资产本期末要计提的减值准备金额,这个金额既不能小于0,也不能大于固定资产的账面价值.然后系统就可以将其累加到累计减值准备金额中,可收回市值根据原值,累计折旧,累计减值准备金额,累计转回准备金额计算而得.然后输入变动的原因即可保存完成减值准备的计提.二转回减值准备减值准备转回的处理与计提的处理很相似.不同的是,在固定资产变动单——转回减值准备中,需要输入的是转回减值准备金额,这个金额合计不能小于0,也不能大于累计减值准备金额与累计转回准备金额之差额,即必须在剩余的减值准备范围内转回,这是会计制度的规定.八,编制记账凭证固定资产资产增加,原值变动,累计折旧调整,折旧分配,资产减少完成后,如果在选项中设置了"立即制单",则自动调出有一部分缺省内容的不完整凭证供用户编辑完成.制单时,系统显示的凭证是根据不同的制单业务类型和选项中设置的默认资产科目,折旧科目等生成的不完整的凭证,用户可以编辑修改和补充,确认无误后保存,生成记账凭证.九,月末结账月末结转是将当月数据经过处理后结转至下月.每月固定资产数据处理完毕后均可进行月末结转.进行期末处理后,当月数据将不再允许变动.月末处理功能只有主管人员才能执行.十,固定资产系统的账表输出固定资产系统的账表输出模块主要是输出各种账表,可分为四类:第一类是账簿,第二类是分析表,第三类是统计表,第四类是折旧表.各种输出的报表可以直接在屏幕上显示,也可以通过打印机输出,还可以以文件的形式出。
龚家裕2019-10-14 22:02:00