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财务手工记账转换电脑记账,这就涉及财务软件启动的数据初始化。系统初始化工作在实施会计电算化的过程中是尤为关键的一环,是电算化系统有效实施的前提和保障。会计电算化系统初始化相当于手工账下的建账工作,是指企业在预备实施会计电算化系统时,对具体财务软件投入使用前的初始设置。初始化工作涉及的内容较广泛复杂。各单位财务人员在实施过程中应了解会计电算化的特点,注意实施的关键点,避免一些常规错误,高质量的完成系统初始化工作。1.系统参数的设置系统参数的设置即建立起符合本单位核算要求的账套信息,如确定账套名称,记账本位币,记账方法,企业核算类型,单位信息,会计期间,账套结账时间等。另外还要做好用户管理工作,也就是操作员管理,包括操作员岗位设置,岗位分工,权限分配和口令设置。2.会计科目设置账务系统中广泛应用代码,科目的设置主要是代码的设置。建账时要将收集到的会计科目加入账务系统,建立账务系统的会计科目体系。在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外,还要为每一个会计科目加入一个编码。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制,采用群码的编码方式即分段组合编码,从左到右分成数段,每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。如第一段表示总账科目,也就是一级会计科目,第二段表示二级明细科目,第三段表示三级明细科目。第四段表示四级会计科目。如果会计科目编码级次为4-2-2-2则表示一级会计科目科目设置要有扩展性。一旦系统初始化完成,新增加科目就局限在一定的范围内进行,只有来年再建新账时,才能得到修补。所以,在科目编码时,至少要考虑到本会计年度内科目编码的扩展性,以免在以后的核算工作中出现科目无法增加的麻烦。3.数据的设置完成科目设置后,即可将各科目余额输入系统。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可,上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。如账务系统在其他月份启用,除需要输入启用月份余额外,还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额,这是为会计报表所准备的数据,如不输入累计发生额,由于会计数据缺乏连续性,在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额,系统将无法提供正确的数据。严把数据录入关,在机制账中,记账,汇总,试算平衡,对账,编制报表等一系列工作会由计算机根据录入的凭证和设置的公式完成。因此,数据录入和审核是电算系统中的关键环节。建账后要先录入期初余额的发生额,经试算平,确保各账户余额与手工余额相等后方可录入凭证,凭证录入时要特别注意明细科目,借贷方向,数量金额等,信息不得有误,凭证录入后要由专人负责审核。发现错误要督促制单人及时改正,只有审核无误的凭证方可记账。在实际操作中大部分财务软件都提供了简化操作的方法,即只需输入最底层明细科目的年初余额和累计发生额,期初余额和各上级科目的年初余额、累计发生额、期初余额则由计算机自动汇总。如果设立了辅助核算项目,各辅助核算项目的年初余额和累计发生额也需在初始化时输入。余额输入完成后,计算机能检测余额是否平衡。在确认各项余额输入无误后,即可结束建账,固化余额,避免以后对初始余额的错误修改。及时做好数据备份,一旦系统出现故障丢失数据时可及时恢复,这是电算化中的一项重要工作。4.凭证类型的设置在手工账方式下,会计人员可将记账凭证分为收、付、转凭证,来处理经济业务。也可根据单位的实际情况设定凭证类型,比如收支业务较多的单位,还可分为现收、现付、银收、银付和转账五类凭证。业务较少的单位,可以不进行凭证分类,只设置一种通用格式记账凭证。记账凭证分类不是一个必选项目,可以只用一种通用记账凭证格式。省去必要麻烦,不会影响到记账凭证的查询和凭证的输入速度。5.报表初始化的设置在商品化的财务软件中通常都预置了通用的标准格式的会计报表,但除通用会计报表外,单位一定还需要其他的一些报表如销售业绩表,股利分配表等,这些报表是无法预置的,需要重新设定。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成,其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据,一类是固定的表项目;另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式,从账簿、其他报表中取来,随账簿中的数据变化而变化。定义完报表以后还应该注意报表的校验公式的定义,校验报表内部、报表之间的勾稽关系,避免出现错误。
米士刚2019-12-21 20:20:45
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1.相同点1系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,参与经营决策,提高企业经济效益。2采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法,都采用复式记账原理。3都要遵守会计和财务制度,以及国家的各项财经法纪,严格贯彻执行会计法规,从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。4系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标,都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。5都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出,会计信息档案必须妥善保存,以便查询。6编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表,并且都必须按国家要求编制企业外部报表。2.主要差异比较1系统初始化设置工作有差异。手工会计的初始化工作包括建立会计科目,开设总账,登录余额等;会计电算化的初始化设置工作则较为复杂,且带有一定的难度,其内容主要有会计系统的安装,账套的设置,网络用户的权限设置,操作员及权限的设置,软件运行环境的设置,科目级别与位长的设置,会计科目及其代码的建立,最明细科目初始余额的输入,凭证类型设置,自动转账分录定义,会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。2科目的设置和使用上存在差异。在手工会计中,由于手工核算的限制,将账户分设为总账和明细账,明细账大多仅设到三级账户,此外,再开设辅助账户以满足管理核算上的需要;科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中,计算机可以处理各种复杂的工作,科目的级数和位长设置因不同的软件而异,有的财务软件将科目的级崐数可设置到6级以上,完全满足了会计明细核算方面的需要;科目的设置上除设置中文科目外,仍应设置与中文科目一一对应的科目代码,使用科目时,计算机只要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文科目和与之对应的科目代崐码同时显示。3账务处理程序上存在差异。手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同,采用不同的会计核算形式,常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等,对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法,通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对,目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错。而在会计电算化中,一般要根据文件的设置来确定,常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。4账簿格式存在差异。在手工会计中,账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种,并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中,由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿,因此根据《会计电算化工作规范》规定,所有的账页均可按活页式打印后装订成册;总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账,后者可代替前者;明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。
米增建2019-12-21 20:38:19